Как организовать деловые приёмы?
1.ВЫБИРАЕМ ВИД ПРИЕМА
Выбор вида приема зависит от повода, целей мероприятия и финансовых возможностей принимающей стороны.
Поводом для делового приема может стать праздник, годовщина какого-либо выдающегося события, торжественное корпоративное мероприятие, визит иностранной делегации или высокого гостя. Организовать прием можно и без торжественного повода – в рабочем порядке, а также с рекламными целями компании или продукта.
Деловые приемы помогают укрепить отношения с партнерами по бизнесу (в том числе и зарубежными), официальными лицами. Они могут быть направлены на заключение взаимовыгодных соглашений.
Атмосфера на деловых приемах более свободная, раскованная, чем на деловых встречах и переговорах. Тем не менее, организовывать и проводить официальный прием следует, руководствуясь правилами делового и дипломатического протоколов и этикета.
* Виды расстановок и питания:
Существует несколько видов расстановок мебели в конференц-залах:
1. «Театр» - стулья ставятся рядами лицом к докладчику. Необходимую площадь зала определяют исходя из количества людей, которых желают в нем разместить.
2. «Классная комната» - участники сидят за столами (партами), поставленными рядами. Необходимую площадь зала определяют исходя из количества людей, которых желают в нем разместить.
3. «Круглый стол» - комплектуется один большой стол. Необходимую площадь зала определяют исходя из количества людей, которых желают в нем разместить.
* Кофе-брейк
Кофе-брейк или кофе-пауза – короткий перерыв (от 10-40 мин.) – это идеальный вариант питания гостей между перерывами на конференциях, семинарах, тренингах и так далее. Во время такой паузы в непринужденной атмосфере для неформального общения гостям предлагают легкие закуски, выпечку, горячие и прохладительные напитки. При этом важно, чтобы гостям было просторно, никто никому не мешал, и не было дискомфорта при подходе к линии с блюдами и напитками. Зачастую первый кофе-брейк, его еще называют welcome-кофе или приветственный кофе устраивают в зоне фойе перед конференц-залом, где проходит основное мероприятие.
* Фуршет
Фуршет – совместный прием пищи, когда приглашенные гости едят стоя, свободно выбирая блюда и напитки, обслуживая себя самостоятельно и используя в качестве столового прибора вилку. В наше время фуршет является самой популярной и демократичной формой проведения корпоративного мероприятия, на котором главный акцент делается не на обилии угощений, а на атмосфере общения, в которой он проходит. Важным элементом организации фуршета является расстановка столов. Она должна учитывать особенности зала, специфику мероприятия и создавать комфортные условия для размещения гостей. Тщательно продуманная расстановка фуршетных линий поможет решить проблемы зонирования площадки, на которой проводится мероприятие, и эффективно координировать передвижение гостей и официантов.
ЧЕМ ОТЛИЧАЕТСЯ КОКТЕЙЛЬ ОТ ФУРШЕТА?
Коктейль устраивается в промежутке между 17 и 20 часами и продолжается 2 часа. В приглашении указывается время начала и окончания коктейля. Гости могут уходить и приходить в любой час указанного времени.
Прием проводят стоя. Гости подходят к столам, набирают закуски и отходят, чтобы дать возможность подойти другим гостям.
Фуршет проводится с 17 до 19 или с 18 до 20 часов. Если на коктейле в основном подают напитки, а не закуски, то на фуршете напитков предлагают столько же, а закусок значительно больше – это основное отличие. Стол для фуршета должен быть несколько выше, чем обычно, чтобы можно было есть стоя. Его накрывают скатертью почти до пола (5-10 см от пола). В большом помещении можно накрыть несколько столов – каждый на 6-8 человек. Гости обслуживают себя сами. Стоящие за столом официанты лишь меняют тарелки, пополняют опустевшие блюда, наливают напитки и накладывают мороженое.
* Банкеты
Банкет – это званый обед или ужин, устраиваемый в честь какого-либо лица, события или торжества. На банкете всем гостям предлагается одно и то же меню. Сложная организация стола, много крепкого алкоголя, несколько сменных блюд (закусок), в том числе и горячих, официанты, индивидуально закрепленные места за каждым гостем, а значит, и их ограниченное количество.
Частым элементом для банкетов является план рассадки гостей (в этом случае приглашенных людей на их места направляет обслуживающий персонал). Применяются также специальные карточки с фамилией, именем (в редких случаях отчеством, а также титулом).
Предполагает размещение гостей за накрытыми столами. Подачей еды, напитков занимается обслуживающий персонал – официанты.
Столы должны быть накрыты скатертью, которая предварительно тщательно отглаживается.
2.КАК ОРГАНИЗОВАТЬ ПРИЕМ
После того как вы определитесь с целью и видом приема необходимо:
-
выбрать дату, время и место его проведения;
-
рассчитать бюджет мероприятия;
-
утвердить список приглашенных лиц;
-
разослать приглашения;
-
составить меню;
-
подготовить схему рассадки гостей.
Особое внимание следует уделить подготовке помещения, в котором состоится прием: продумать декор, сервировку столов. Накануне мероприятия нужно провести инструктаж обслуживающего персонала.
Меню
Составляя меню, следует обратить внимание на сочетание блюд, которые будут предложены гостям. Например, рыбные закуски или рыбу не следует подавать в качестве основного блюда.
При организации приема с участием иностранных гостей важно учесть их религиозную принадлежность, традиции, вкусовые пристрастия, а также национальные особенности кухни их родной страны.
Приглашения на прием
Приглашения необходимо составить и разослать заранее – за неделю-месяц до мероприятия, в зависимости от типа приема, повода и обстоятельств. Так, например, если прием приурочен к какой-либо памятной дате и спланирован задолго до этой даты, то рассылку приглашений можно начинать за месяц или даже раньше.
По сложившейся традиции дресс-код указывают только для мужчин. Женщины одеваются в соответствующий мужскому костюму дамский туалет: вечернее платье, платье для «коктейля», костюм или платье-костюм для деловых приемов.
Всегда приветствуется личное приглашение гостей организатором с обсуждением деталей мероприятия. После мероприятия важно получить от гостей обратную связь о проведенном приеме, чтобы в будущем учесть недочеты, а также использовать повод поддержать партнерские отношения.
